Charte des exposants

Présentation du festival

Conditions d’exposition

• Emplacement
• Prix de l’emplacement
• Sécurité
• Déroulement

Conditions d’accueil

• Logement
• Restauration

Inscription

Règlement

• Civilité
• Sécurité

PRÉSENTATION DU FESTIVAL

En 2022, se déroule la première édition du Breizh Steampunk Festival. Il a pour objectif premier de proposer un moment culturel riche à un public varié, composé autant de passionnés de rétrofuturisme que de néophytes curieux. Nous tenons à favoriser la convivialité et à offrir à notre public un moment de détente et de partage dans un cadre agréable et accueillant.

L'objectif est donc de garder un festival à taille humaine, accessible à tous, et de proposer une programmation originale afin de provoquer la curiosité et la rencontre citoyenne.

Ce festival se déroule à Montautour. Une petite commune offrant un écrin original, un magnifique village aux maisons de pierre, perché sur un promontoire rocheux dominant le reste du département situé aux portes de la Bretagne (3 h de Paris) au centre du triangle Rennes-Vitré-Fougères.

Afin d’ouvrir l’événement au plus grand monde, nous souhaitons que l’accès soit gratuit. Pour des raisons de nuisances et de sécurité, nous visons un public de 1 500 visiteurs/jour. 

Le festival se déroule le 25 et 26 juin 2022, de 9 h à 18 h, (horaires prévisionnels). Une soirée dansante a lieu le samedi soir jusqu'à 1 h. 

Diverses ambiances sont proposées aux visiteurs : expositions variées, bar et restauration, démonstration d’arts martiaux, espace de jeux, balade, marché des artisans,… 

Nous aimerions avoir sur le festival une grande variété d’artisans capables d’interagir avec le public autour de leurs créations. Nous disposons d’une surface de 2 500 m² pour organiser le marché. Le but n’étant pas de la remplir absolument, nous privilégions la qualité à la quantité. 

La présence des artisans est mise en avant dans la communication du festival. Le marché et le festival profitent d’une visibilité mutuelle.

CONDITIONS D’EXPOSITION

Ce que nous vous proposons : 

• Un emplacement pour faire découvrir votre artisanat et vendre vos créations ;
• Un accès au campement gratuit pour loger sur place ;
• Un accès à l’espace catering avec boissons chaudes à volonté ;
• Un parking dédié (les véhicules ne peuvent rester sur le site pendant l’ouverture).

Ce que nous vous demandons : 

• De lire attentivement ce document et de ne pas hésiter à nous contacter avant le festival si vous avez des questions ;
• De venir avec votre structure (le marché se déroule en extérieur), une ambiance qui colle au festival serait un plus ;
• De vous engager à venir le jour J ;
• De respecter les consignes de sécurité et le règlement en bas de page.

Afin de rendre l’événement le plus immersif possible, nous vous encourageons à porter un costume steampunk (même simple).

Emplacement

Nous vous demandons de fournir votre propre structure. Les échoppes de bois et de tissus sont à privilégier pour rester dans l'esprit du festival. Si vous n’en possédez pas de ce type, un stand très décoré sera parfait. 

Le marché se tient dehors. Veillez à protéger vos stands d'une éventuelle pluie.

Les véhicules ne sont pas autorisés à pénétrer l’enceinte du festival durant toute la durée d’ouverture au public. Si votre véhicule est indispensable à votre activité merci de nous l'indiquer lors de votre préinscription.  

Les emplacements sont attribués en fonction des impératifs d'organisation. Néanmoins, les meilleures places seront attribuées aux artisans proposant des démonstrations ou des petits ateliers participatifs ! Dans la mesure du possible, nous éviterons de regrouper les artisans de même type. 

Nous ferons notre possible pour satisfaire toutes les demandes, cependant une fois que votre emplacement vous sera attribué, aucune réclamation ne pourra être faite. 

L’électricité est fournie gratuitement, mais pas les rallonges, ni l’éclairage, ni les multiprises nécessaires à votre activité. Estimez au mieux la puissance électrique dont vous aurez besoin, dans votre demande.

A noter, il n’y a pas de distributeur de billet sur place. 

Prix de l’emplacement

Le prix de l’emplacement est libre. Cela peut être un don financier que vous remettez à la fin du week-end.

Il n’y a rien d’obligatoire, mais cela permet de faire vivre le festival.
 

Pour garantir votre venue, un chèque de caution de 100 € à l’ordre du Breizh steampunk festival vous est demandé lors de la confirmation de votre inscription (le chèque ne sera pas encaissé sauf si vous annulez moins d’un mois avant l’événement ; il vous sera remis à la fin du festival). Attention ! : celui-ci n’est à envoyer que lors de la confirmation de votre inscription.

Sécurité

Pendant le marché, la garde du stand est à la charge des artisans. 

Toutes les présentations, initiations et démonstrations sont réalisées sous l'entière responsabilité de l'exposant. C’est pourquoi, nous vous demandons une attestation d’assurance. 

En dehors des horaires d’ouverture, la place du marché est fermée à l’aide de barrières Heras. Personne n’est autorisé à pénétrer sur cette place. Des projecteurs sont installés de manière à assurer une bonne visibilité la nuit. Des bénévoles effectuent la surveillance de la place durant la nuit du vendredi au samedi et du samedi au dimanche.
Pour faciliter cette surveillance, nous vous demandons de faire en sorte de ne pas avoir besoin de venir sur votre stand dans la soirée. Si vraiment vous le devez, merci de vous faire accompagner d’un bénévole sécurité ou du référent artisan. Et ce, afin d’éviter tout litige. 

Si vous avez des demandes particulières à faire durant le festival (quel que soit le sujet), n’hésitez pas à nous en faire part. Nous ferons notre possible pour que tout se déroule au mieux. Veuillez cependant noter que seul le référent artisan et le président sont habilités à prendre des décisions. 

Déroulement

Vendredi

Vous pouvez venir vous installer dès le vendredi, à partir de 13 h, mais le marché restera fermé. Ainsi, vous pouvez profiter de votre soirée.

Quand vous arrivez à l’accueil du festival, vos badges d’accès nominatifs vous sont remis, ainsi que des documents regroupant toutes les informations utiles. Vous pouvez ensuite vous installer.

Une fois tous les artisans installés, nous fermons la place du marché.

Samedi

Les véhicules doivent sortir du site à 8 h et ne sont pas autorisés à y revenir avant dimanche soir.

Le festival ouvre ses portes le samedi à 9 h. A partir de 20 h, seule la place regroupant le bar et la piste de danse est accessible, tout le reste étant fermé. Les seules personnes autorisées sur le marché sont les bénévoles chargés de la sécurité. 

Une soirée dansante se poursuit jusqu’à 1h du matin. 

Dimanche

Le festival ouvre de nouveau ses portes à 9 h.

La manifestation se termine à 18 h. Vous pouvez, à partir de ce moment-là, faire rentrer vos véhicules sur le site et ranger votre stand. 

L’espace camping étant accessible jusqu’au lundi midi, vous pouvez rester jusque-là. Cependant, aucune surveillance n’aura lieu dans la nuit du dimanche au lundi. 

CONDITIONS D’ACCUEIL

L’association met tout en œuvre pour vous accueillir dans les meilleures conditions. 

Un parking gratuit est accessible durant toute la tenue de l’événement.

En cas de problèmes médicaux ou de handicap nécessitant une attention particulière, merci de nous en faire part. Nous ferons notre maximum pour que chacun puisse participer au festival. 

Pour des raisons d’hygiène et de sécurité, mais surtout de confort pour eux, nous sommes aux regrets de ne pas pouvoir accepter vos amis à poils et plumes.
Les chiens guides seront néanmoins les bienvenus.

Logement

Lors du festival, un espace camping gratuit est mis à votre disposition. De la même manière que le parking, il est disponible durant toute la tenue de l’événement. Les tentes et matériels de couchage ne sont pas fournis. Des sanitaires et des douches sont également disponibles. 

A noter que le camping n’est pas sous surveillance. Veillez à ne pas laisser d’objet de valeur sans surveillance. Nous mettons un espace pour cela dans le coin catering. Cependant, l’association décline toute responsabilité en cas de dégradation, de perte ou de vol. 

Vous pouvez garder de la nourriture ou des boissons dans votre tente, cela étant aucun accès à un réfrifirateur n’est possible (en cas de médicaments à garder impérativement au frais, merci de nous le signaler).

Restauration

Vous avez plusieurs possibilités pour vous restaurer :

• Vous pouvez venir prendre vos repas à l’espace bénévole, pour 5€ par repas. Ceux-ci sont servis du vendredi soir au lundi midi. Nous vous proposons une formule à 5 € qui comprend un repas chaud et une boisson à prendre au bar. 
• Vous pouvez choisir de vous restaurer dans l’un des food-truck présent sur le site (option uniquement pour le samedi midi et soir, et le dimanche midi).
• Vous pouvez aussi choisir de ramener votre propre nourriture. A noter cependant qu’il n’y a pas de magasin d’alimentation sur place (Il y a une boulangerie et une superette à 5 min en voiture, et un supermarché à 15 min en voiture). 

Si vous êtes seul sur votre stand, un bénévole peut venir en assurer la garde, le temps que vous vous restauriez, si vous en faites la demande préalable.

Vous avez dans tous les cas accès à l’espace catering avec boissons chaudes à volonté.

INSCRIPTION

 Vous pouvez dès à présent effectuer une préinscription. Pour cela, vous devez : 

• Remplir le formulaire de préinscription ;
• Joindre une attestation d’assurance couvrant la période du festival ;
• Joindre des photos, textes et croquis présentant votre artisanat et votre stand ;
• Signer la présente charte en cochant la case du formulaire. 

Début janvier, nous ferons notre choix parmi les demandes reçues et nous vous contacterons pour dire si nous pouvons vous faire venir. En cas de désistement d’un artisan, il est cependant possible que nous vous recontactons plus tard. Pour valider votre inscription définitive, nous demandons alors le chèque de caution de 100 €.

LES RÈGLES À RESPECTER

La plupart de ces règles sont du simple bon sens, mais certaines sont dues aux normes de sécurité toujours plus strictes sur les festivals.

Civilité 

• Respecter les horaires d'installation et d’ouverture.
• Exercer une activité conforme aux renseignements fournis dans votre demande.
• Prévenir aussi tôt que possible en cas d’indisponibilité. 
• Respecter les lois en vigueur concernant les normes de sécurité, attentat, sanitaire. Aucune dérogation ne sera faite.
• Ne pas déborder de votre emplacement. 
• Respecter le site, que ce soit le lieu du festival, le camping ou le parking, ne rien laisser derrière vous (déchets, etc.).
• Nous sommes accueillis au sein du village de Montautour. Veillez à respecter la tranquillité de chacun.
• Respecter les règles de civilité et de bonne conduite (pas de propos ou de geste violent ou à caractère raciste, sexiste, homophobe, etc.), de votre arrivée à votre départ sur le lieu du festival. 

Sécurité 

• Sortir votre véhicule au moins une heure avant l’ouverture du site au public.
• Laisser libre, à tout moment, le passage des véhicules de secours.
• Laisser visible les issues et les moyens de secours (extincteurs, etc.).
• N’utiliser que du matériel électrique aux normes et le protéger des intempéries.
• Ne pas déplacer les barrières du site vous-même.
• N’apporter que du matériel, du mobilier et un stand en bon état et compatible avec les normes incendies (tissus et structures de norme incendie M3 minimum).
• Tout le matériel doit être correctement stabilisé pour éviter tout risque de renversement.
• Stocker et utiliser les objets dangereux, tranchants, chauds ou en mouvement de manière à garantir à tout moment la sécurité des personnes.
• Merci de noter « je vous envoie un radis » dans la case observation du formulaire d’inscription, de manière à vérifier que tout le monde ait lu le règlement. 
• Ne pas utiliser des matériels ou produits dangereux sans accord du référent artisan. 
• Interdiction de faire du feu dans l’enceinte du festival (y compris sur le parking et le camping). 
• L’introduction de substance illicite ou de produit dangereux dans l’enceinte du festival (y compris sur le camping et le parking) est interdite. 
• La vente de répliques d'armes et d’armes blanches ou contondantes est interdite sans l’accord écrit et préalable de l’organisateur et sur présentation des autorisations légales en vigueur.
• Sont interdits à la vente, à la dégustation ou au don d’échantillon :
• Les objets contenant toute substance inflammable, explosive ou toxique ;
• Toute substance nécessitant un avis médical ;
• Les denrées alimentaires (sauf cas particulier, avec notre accord préalable) ;
• Les boissons à consommer sur place.

En cas de non respect de ces règles, nous pourrons prendre des mesures allant jusqu’à l’exclusion du festival.